Ngày nay, máy photocopy đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong môi trường học tập và làm việc hiện đại. Đặc biệt hữu ích cho các văn phòng và doanh nghiệp, chúng là trợ thủ đắc lực giúp tăng năng suất làm việc và quản lý tài liệu hiệu quả. Nếu bạn đang phân vân không biết nên chọn máy photocopy như thế nào, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn lựa chọn mua máy photocopy cho văn phòng chất lượng để giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của mình.
Máy photocopy văn phòng là gì?
Máy photocopy là một thiết bị điện tử dùng để sao chép tài liệu giấy. Nó quét tài liệu gốc và tạo ra các bản sao tương tự. Máy thường cung cấp các chức năng cơ bản như in, quét và fax. Tùy thuộc vào kiểu máy, một số thiết bị có thể cung cấp các tính năng nâng cao hơn. Máy photocopy cho phép bạn sao chép các tài liệu chất lượng cao ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như văn bản, hình ảnh hoặc bản vẽ. Đây là một công cụ thiết yếu trong doanh nghiệp và văn phòng, giúp tăng năng suất và tiết kiệm thời gian mà không cần phải sao chép tài liệu thủ công.
Loại máy photocopy nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều thương hiệu máy photocopy như Ricoh, Toshiba, Sharp, v.v. Do đó, các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn cho văn phòng của mình, và việc lựa chọn thiết bị sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Dưới đây là một số lựa chọn máy photocopy chuyên nghiệp:
- Đen trắng: Máy photocopy đen trắng thường rẻ hơn máy in màu vì chúng chỉ sử dụng mực đen. Chúng vẫn giữ nguyên tất cả các tính năng của máy photocopy và cung cấp tốc độ cũng như kích thước giấy cần thiết cho nhu cầu sử dụng văn phòng.
- Màu: Máy photocopy màu sử dụng hệ màu CMYK, với bốn hộp mực riêng biệt: lục lam, đỏ tươi, vàng và đen. Điều này cho phép in cả màu và đen trắng.
- Đa chức năng: Máy photocopy đa chức năng sẽ là lựa chọn tốt hơn so với thiết bị chỉ có chức năng sao chép. Nó có thể thực hiện tất cả các tác vụ như in, sao chép, quét, fax, v.v. Các mẫu máy mới cũng tích hợp các công nghệ đám mây mới nhất, chẳng hạn như Amazon, Microsoft SharePoint, OneDrive, v.v.
- Máy photocopy để bàn: Loại máy photocopy nhỏ này thường được sử dụng trong các văn phòng nhỏ, đặc biệt là văn phòng gia đình. Chúng tạo ra các khổ giấy tiêu chuẩn hoặc nhỏ hơn, được đặt trực tiếp trên bàn làm việc. Chúng cho phép in nhanh chóng và kịp thời các tài liệu số lượng nhỏ.
- Máy photocopy công nghiệp: Hầu hết các doanh nghiệp thường không lựa chọn máy photocopy công suất lớn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn cần đồ họa chuyên nghiệp và thường xuyên sử dụng, dòng sản phẩm này sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Vì những máy photocopy này khá đắt, bạn có thể cân nhắc thuê chúng.
- Máy photocopy đã qua sử dụng: Nếu bạn đang tìm kiếm máy photocopy mới nhưng ngân sách hạn hẹp, bạn có thể quan tâm đến máy đã qua sử dụng.
Ưu điểm và nhược điểm của máy photocopy văn phòng
Ưu điểm của máy photocopy văn phòng
Máy photocopy văn phòng mang lại nhiều lợi ích cho văn phòng và doanh nghiệp. Dưới đây là một số ưu điểm chính của chúng:
- Tăng năng suất: Máy photocopy tăng năng suất bằng cách sao chép nhanh chóng các tài liệu giấy, thay vì sao chép thủ công. Chúng có thể sao chép hàng loạt tài liệu chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng.
- Bản sao chất lượng cao: Máy photocopy hiện đại cung cấp chất lượng sao chép vượt trội, đảm bảo bản sao trung thực với bản gốc. Độ phân giải cao và khả năng tái tạo màu sắc chính xác góp phần nâng cao chất lượng bản sao.
- Đa chức năng: Ngoài chức năng sao chép, máy còn có thể in, quét và fax. Điều này đảm bảo sự thoải mái và linh hoạt, cho phép các văn phòng và doanh nghiệp thực hiện nhiều tác vụ khác nhau.
- Quản lý tài liệu hiệu quả: Chức năng quét cho phép bạn chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp điện tử. Điều này giúp bạn quản lý và lưu trữ tài liệu quan trọng dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm chi phí: Máy photocopy giúp giảm chi phí so với việc in ấn, sao chép bên ngoài.
- Linh hoạt và tiện lợi: Máy photocopy có thể kết nối với mạng nội bộ, cho phép chia sẻ tài liệu và điều khiển từ xa, tăng tính linh hoạt và tiện lợi.
Nhược điểm của máy photocopy văn phòng
Mặc dù máy photocopy văn phòng có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn có một số nhược điểm đáng cân nhắc, nhưng không đáng kể. Dưới đây là một số nhược điểm:
- Chi phí vốn: Máy photocopy sẽ khiến bạn phải đầu tư ban đầu đáng kể để mua và cài đặt các tính năng bổ sung, điều này có thể gây áp lực lên tài chính của các văn phòng và doanh nghiệp nhỏ.
- Chi phí bảo trì và sửa chữa: Máy photocopy cần được bảo trì thường xuyên và chi phí bảo trì và sửa chữa cũng rất đáng kể, đặc biệt là đối với những loại máy cao cấp và phức tạp.
- Rủi ro hỏng hóc: Do tính phức tạp của thiết bị điện tử này, khả năng xảy ra hỏng hóc hoặc sự cố kỹ thuật là không thể tránh khỏi. Điều này có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và ảnh hưởng đến năng suất.
- Tiếng ồn: Máy photocopy thường gây ra tiếng ồn khi hoạt động, đặc biệt là khi sao chép tài liệu lớn hoặc trên các dòng máy cũ. Điều này có thể ảnh hưởng đến môi trường làm việc.
Các tiêu chí lựa chọn mua máy photocopy cho văn phòng chất lượng cao
Chọn thương hiệu/nhà sản xuất
Tiêu chí đầu tiên khi chọn máy photocopy là thương hiệu/hãng sản xuất. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều thương hiệu uy tín như Ricoh, FujiXerox, Canon, v.v. Mỗi thương hiệu đều có những đặc điểm riêng.
Hiểu nhu cầu sử dụng thực tế
Tiêu chí thứ hai để chọn máy photocopy là hiểu rõ nhu cầu của bạn. Giá cả là bao nhiêu? Bản sao đen trắng hay bản sao màu? Chất lượng bản sao như thế nào? Cần những tính năng gì? Có thể sao chép và in bao nhiêu bản sao mỗi tháng?
Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên đặt ra để hiểu rõ nhu cầu của văn phòng hoặc doanh nghiệp. Tránh chọn sản phẩm quá rẻ, quá đắt hoặc có nhiều tính năng không cần thiết, vì điều này sẽ gây lãng phí tiền bạc và công năng. Hãy chỉ chọn và mua máy phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Độ phân giải máy
Độ phân giải của máy photocopy được đo bằng DPI (điểm trên inch), tức là số hạt mực in trên 2,5 cm giấy. Độ phân giải của thiết bị tỷ lệ thuận với số hạt mực in trên 2,5 cm giấy. Số hạt mực in càng cao thì độ phân giải DPI càng cao, cho bản sao và bản in sắc nét hơn.
Thông thường, máy photocopy có độ phân giải từ 300 đến 600 DPI đáp ứng nhu cầu in đen trắng cơ bản của văn phòng và doanh nghiệp. Độ phân giải từ 1200 DPI trở lên cho ra bản sao và bản in cực kỳ sắc nét, lý tưởng cho các doanh nghiệp chuyên về nhiếp ảnh, sách, báo, nghệ thuật, v.v.
Kích thước máy
Đây cũng là một tiêu chí quan trọng khi lựa chọn máy photocopy. Ngày nay, máy photocopy có rất nhiều mẫu mã, kiểu dáng và kích thước đa dạng, từ nhỏ đến lớn. Vì vậy, tùy thuộc vào không gian bạn có, bạn nên tìm một thiết bị có kích thước phù hợp, không chiếm quá nhiều diện tích hay ảnh hưởng đến sự thoải mái khi di chuyển hay làm việc.
*Lưu ý: Trong quá trình vận hành, máy photocopy sẽ phát ra tiếng ồn do động cơ chạy. Vì vậy, vui lòng đặt máy ở vị trí không ảnh hưởng đến môi trường làm việc của bạn.
Tốc độ sao chép và in của máy
Khi lựa chọn máy photocopy, tốc độ sao chép và in ấn là yếu tố quan trọng nhất. Tốc độ của thiết bị quyết định giá cả, kích thước, tính năng và nhiều yếu tố khác. Một nguyên lý hoạt động đặc thù của máy photocopy là tốc độ cao đòi hỏi thiết bị lớn hơn, điều này sẽ tạo ra nhiều tiếng ồn hơn trong quá trình vận hành. Thiết kế lớn cũng mang lại cho thiết bị sự ổn định và độ bền cao hơn so với các mẫu máy nhỏ hơn.
Nhìn chung, máy có tốc độ khoảng 30 bản/phút phù hợp với văn phòng và doanh nghiệp có diện tích nhỏ, nhu cầu sao chép thấp. Đối với văn phòng và doanh nghiệp có diện tích lớn, nhu cầu sao chép cao, hãy chọn máy có tốc độ khoảng 40 đến 50 bản/phút hoặc thậm chí cao hơn.
Tính năng của máy
Các chức năng tiêu chuẩn của máy photocopy văn phòng hiện nay bao gồm: in, sao chép và quét. Hầu hết các văn phòng và doanh nghiệp ngày nay đều lựa chọn máy photocopy đa chức năng thiết thực và tiện lợi, giúp tối ưu hóa việc xử lý nhiều tài liệu giấy tờ. Thay vì mua một chiếc máy chỉ có một chức năng, bạn có thể chọn một chiếc máy tích hợp cả ba chức năng cần thiết. Chẳng phải như vậy sẽ thiết thực hơn sao?
Tuy nhiên, việc xác định những tính năng nào bạn nên tìm kiếm ở một máy photocopy luôn phụ thuộc vào nhu cầu của văn phòng hoặc doanh nghiệp.
Mua máy photocopy văn phòng ở đâu chất lượng?
Thiên Phúc Copier sở hữu kho máy photocopy cho thuê rộng lớn, được trang bị đầy đủ các loại máy móc hiện đại và mới, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kỹ thuật viên có trình độ cao, hệ thống ghi nhận sự cố, quản lý khách hàng và lịch sử thiết bị chi tiết, Thiên Phúc cam kết luôn hỗ trợ nhanh chóng và đảm bảo sự hài lòng tuyệt đối của khách hàng.
Với phương châm “Tâm, Tầm, Tài”, Thiên Phúc Copier cam kết mở rộng dịch vụ trên toàn quốc bằng chính niềm đam mê và mang đến cho khách hàng trải nghiệm tận nơi và cá nhân hóa. Chúng tôi đã mở rộng mạng lưới đại lý hợp tác đến các khu vực như Nhơn Trạch, Bình Dương, Long An, Vũng Tàu, Tây Ninh, Đà Lạt, Bình Phước, Trà Vinh, Cà Mau, Bến Tre, Cần Thơ, Bình Thuận, Ninh Thuận, Nha Trang và Phú Yên. Mạng lưới đại lý hợp tác của Thiên Phúc Copier luôn đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng kỹ thuật, đa dạng sản phẩm và chuyên nghiệp trong dịch vụ.
Các dịch vụ chính tại Thiên Phúc Copier:
- Bán máy photocopy: Ricoh và Toshiba. Máy photocopy đa chức năng, từ máy in mini đến máy in công nghiệp, với máy in công suất lớn.
- Cho thuê máy photocopy: Dịch vụ cho thuê máy photocopy cho văn phòng, công trường xây dựng, trường học, khu công nghiệp và tổ chức sự kiện.
- Sửa chữa máy photocopy: Sửa chữa máy photocopy tại chỗ, cung cấp các gói dịch vụ định kỳ hàng tháng, thuê kỹ thuật viên bảo trì và sửa chữa.
- Quản lý người dùng: Cung cấp phần mềm để quản lý và kiểm soát khối lượng in. Cải thiện bảo mật và trải nghiệm người dùng.
Thông tin liên hệ:
- Showroom: 32 Đường 10, P Cát Lái, Tp.Thủ Đức, HCM
- Trạm kỹ thuật 1: 64/12 Đường số 8, Khu Phố 1, Phường Linh Đông, Tp.Thủ Đức
- Trạm kỹ thuật 2: 849/11 Lũy Bán Bích, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, HCM
- Trạm kỹ thuật 3: 25 Nguyễn Tri Phương, Thành phố Dĩ An, Bình Dương
- Email: nhanle@thienphuc.vn
- Hotline: 0934183338
Phía trên là những thông tin chi tiết về cách chọn mua máy photocopy cho văn phòng chất lượng được chúng tôi chia sẻ mà bạn có thể tham khảo. Cảm ơn bạn đã quan tâm bài viết của chúng tôi.
