Với sự phát triển của Internet, người dùng ngày càng có nhiều ứng dụng để liên lạc, trao đổi công việc với nhau. Không thể không nhắc đến Outlook và vô vàn tiện ích mà dịch vụ này cung cấp, trong đó phổ biến nhất là email. Vậy Outlook là gì? Làm thế nào để sử dụng Outlook hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Outlook là gì?
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân được Microsoft phát triển từ năm 2013. Outlook cung cấp cho người dùng vô số tiện ích, ứng dụng đa dạng để quản lý công việc với các chức năng như gửi email và lập lịch, ghi chú, quản lý danh bạ, quản lý tác vụ, nhật ký, duyệt web,…
Cho đến thời điểm hiện tại, Outlook được sử dụng như một ứng dụng độc lập dành cho các cá nhân hoặc tổ chức cũng có thể sử dụng Outlook để chia sẻ công việc với nhiều người dùng trong công ty, nhóm. Chẳng hạn như lịch trình, tập tin, lịch họp, v.v.
Microsoft đã phát hành ứng dụng này cho hầu hết các nền tảng di động bao gồm iOS và Android. Ngoài ra, các thiết bị Windows Phone có thể tự động đồng bộ hầu hết tất cả dữ liệu Outlook với Outlook Mobile. Sử dụng Microsoft Visual Studio, các nhà phát triển cũng có thể tạo phần mềm tùy chỉnh của riêng họ hoạt động với các thành phần Outlook và Office.
Mặc dù Outlook được coi là phần mềm quản lý cá nhân tối ưu nhất và được nhiều người ưa chuộng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết cách cài đặt Outlook trên máy tính và sử dụng Outlook thành thạo. Vì vậy, ở phần tiếp theo của bài viết, chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Khám phá các tính năng vượt trội của Microsoft Outlook
Trong phần này, chúng ta hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những tính năng tuyệt vời của phần mềm Microsoft Outlook. Như sau:
Tốc độ truy cập nhanh và dung lượng lưu trữ lớn
Sở dĩ người dùng ngày càng có xu hướng sử dụng chức năng email trên Outlook là do tốc độ truy cập của phần mềm này rất nhanh. Email được phân loại chính xác theo kích thước, thời gian nhận, thời gian gửi, v.v. để bạn có thể tham khảo ý kiến một cách dễ dàng.
Khi sử dụng Outlook, bạn sẽ không bị giới hạn dung lượng lưu trữ. Hơn nữa, Outlook còn có không gian lưu trữ lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và hỗ trợ gửi file đính kèm email khi file có dung lượng lớn.
Một tính năng nổi bật chứng tỏ bộ nhớ “khủng” của Outlook là bạn có thể khôi phục lại những email đã xóa ngay cả khi bạn đã xóa những email đó trong Thùng rác. Tuy nhiên, việc khôi phục này được thực hiện trong phạm vi và khung thời gian do Outlook chỉ định.
Khả năng bảo mật và chống spam cao
Một vấn đề thường xuất hiện ở những người thường xuyên sử dụng email là hộp thư đến của họ chứa đầy thư rác. Điều này đôi khi có thể khiến bạn mất đi những tin nhắn quan trọng. Nếu bạn tải Outlook về máy để sử dụng, ứng dụng này giúp bạn có khả năng chống thư rác mạnh mẽ bằng cách chặn email theo địa chỉ IP hoặc tên miền cụ thể.
Chỉ cần tạo một địa chỉ email duy nhất (địa chỉ email này chỉ có thể được sử dụng một lần để gửi email hoặc hoạt động tiếp thị qua email) để tránh các công cụ thư rác. Hơn nữa, với Outlook bạn còn có thể tạo, xóa, đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời và thay đổi địa chỉ email một cách dễ dàng.
Kết nối đa dạng
Outlook tích hợp với các trang mạng xã hội phổ biến được nhiều người sử dụng hiện nay như Facebook, Twitter hay LinkedIn, v.v. Với nhiều kết nối đa dạng, bạn có thể vừa kiểm tra mail vừa lướt các kênh mạng xã hội hay tích hợp Skype để trò chuyện, trao đổi công việc với đối tác.
Ngoài ra, Outlook còn kết nối và cho phép người dùng sử dụng HTML và CSS để thỏa sức sáng tạo. Bạn có thể làm cho hộp thư của mình trở nên độc đáo hơn khi có thể chỉnh sửa nó ở chế độ HTML, nhóm thư đến hoặc lọc thư theo cá nhân, doanh nghiệp, v.v.
Ngăn chặn việc gửi email mà không có tập tin đính kèm
Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp gửi email vội vàng mà quên đính kèm file chưa? Đây có lẽ là một lỗi rất phổ biến mà bất cứ ai cũng từng mắc phải. Với Outlook, hệ thống sẽ nhắc bạn ngay khi nhấn nút gửi nhưng không có file nào được đính kèm. Tính năng Outlook này được người dùng đón nhận rất tích cực vì tính thực tế của nó.
Thông báo thư quan trọng
Khi có email mới được gửi tới hộp thư đến của bạn, Outlook có tính năng cảnh báo mục mới để bạn không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào. Điều này rất hữu ích cho tất cả người dùng và giảm thiểu nguy cơ bỏ lỡ các email quan trọng.
Đa cửa sổ
Outlook cho phép người dùng mở nhiều cửa sổ cùng lúc để thuận tiện trong quá trình sử dụng. Cụ thể, mỗi khi bạn thực hiện một tác vụ trong ứng dụng, hệ thống sẽ hỏi bạn muốn mở trực tiếp hay mở trong cửa sổ mới. Trong nhiều trường hợp bạn cần sử dụng nhiều tính năng của Outlook cùng lúc, đây là một ưu điểm lớn khiến nhiều người dùng ưa thích phần mềm này vì tính tối ưu hóa của nó
Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu
Để cài đặt Outlook trên máy tính và sử dụng email Outlook nhanh nhất có thể, bạn có thể làm theo hướng dẫn dưới đây.
Cách cài đặt Outlook
Hiện nay Outlook đã phát hành nhiều phiên bản nâng cấp mới cho người dùng. Tuy nhiên các bước cài đặt vẫn tương tự và được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
- Bước 1: Bạn có thể truy cập vào link tại đây.
- Bước 2: Để tải xuống và sử dụng Outlook bằng cách mua Outlook phiên bản đầy đủ hoặc dùng thử miễn phí ngay bây giờ.
- Bước 3: Nếu bạn sử dụng cho mục đích cá nhân, gia đình với số lượng ít từ 1-6 người thì có thể sử dụng tài khoản miễn phí hoặc chọn các gói 1.299.000đ/năm cho 1 người và gói 1.799,000đ/năm cho tối đa . 2 đến 6 người
- Bước 4: Nếu bạn đang sử dụng với mục đích kinh doanh thì có thể tham khảo các gói từ Microsoft với mức giá và tính năng khác nhau.
Đăng ký tài khoản Outlook
Cách đăng ký tài khoản Outlook bao gồm các bước cơ bản sau:
- Bước 1: Truy cập https://signup.live.com/ và chọn Get a new email address để đăng ký tài khoản Outlook mới.
- Bước 2: Trong tùy chọn Outlook và Hotmail, nhấp vào Outlook và nhập địa chỉ email. Sau đó nhấn Tiếp theo .
- Bước 3: Tiếp tục tạo mật khẩu muốn sử dụng và nhấn Next .
- Bước 4 : Hệ thống sẽ hiển thị giao diện yêu cầu bạn điền đầy đủ các thông tin gồm họ , tên (tức là điền họ tên đầy đủ của bạn) rồi nhấn Next .
- Bước 5 : Cuối cùng cung cấp thông tin quốc gia, ngày sinh rồi nhấn Next .
- Bước 6: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhập mã captcha để xác thực là xong.
Lưu ý: Nếu muốn thêm tài khoản email khác để sử dụng sau này bạn nhấn vào File , tiếp tục chọn Add Account để bắt đầu tính năng Auto Account Setup .
Để đăng xuất khỏi Outlook, bạn có thể tham khảo bài viết cách đăng xuất Outlook trên máy tính và điện thoại.
Cách sử dụng Outlook
Dưới đây là những cách dễ dàng sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu.
Tạo một tin nhắn email mới
Để tạo email mới, hãy làm theo từng bước sau:
- Bước 1: Chọn Email mới từ thanh công cụ phần Trang chủ.
- Bước 2: Nhập tên hoặc địa chỉ email của người nhận vào trường To . Nếu bạn đang gửi cho nhiều người, hãy nhấp vào Cc hoặc Bcc .
- Bước 3: Nhập chủ đề email vào phần Chủ đề .
- Bước 4: Nhập nội dung email.
- Bước 5: Xác minh tất cả các thông tin trên, sau đó nhấn Gửi .
Chuyển tiếp hoặc trả lời tin nhắn email
Từ danh sách hộp thư đến của bạn, chọn email bạn muốn trả lời. Trong ngăn thư, ở góc trên bên phải, hãy chọn một trong các tùy chọn: Trả lời, Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp.
Ghi chú:
- Nếu bạn chọn Reply thì hệ thống sẽ mặc định là email gốc và lịch sử chat của email đó sẽ không hiển thị khi bạn trả lời tin nhắn. Nếu muốn cấu hình hệ thống hiển thị email gốc hoặc thay đổi chủ đề email, bạn chọn dấu 3 chấm cuối khung thư rồi chọn Show message history .
- Nếu bạn chọn Chuyển tiếp thì mỗi lần chỉ có một tin nhắn được chuyển tiếp. Hệ thống sẽ giữ tin nhắn gốc trong hộp thư của bạn và một bản sao mới sẽ được tạo để gửi cho người nhận mới.
Lên lịch cuộc họp
- Bước 1: Trong thông báo New Item nhấn vào Meet .
Lên lịch cuộc họp
- Bước 2: Bấm vào Cuộc họp mới .
- Bước 3: Để thêm người tham gia cuộc họp, thực hiện một trong hai cách:
- Thêm người vào cuộc họp vào hộp Đến trong phần Yêu cầu Cuộc họp .
- Bạn cũng có thể kiểm tra lịch của người bạn muốn mời trước khi thêm họ vào cuộc họp bằng tính năng Hỗ trợ lập lịch trình .
- Bước 4: Thêm các thông tin liên quan như: chủ đề cuộc họp, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc,…
Lưu ý: Nếu bạn có tệp tài liệu liên quan đến cuộc họp mà bạn muốn người tham gia đọc trước, hãy đính kèm tệp bằng cách làm theo các bước sau: Từ menu yêu cầu cuộc họp, chọn Đính kèm tệp, rồi chọn tệp bạn muốn thêm.
Trên đây là tất cả những thông tin về Microsoft Outlook mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn. Tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Outlook, các tính năng của nó cũng như cách cài đặt và sử dụng Outlook cho công việc. Đừng quên chia sẻ bài viết nếu bạn thấy thông tin trên hữu ích.
